Réceptionniste, Ouagadougou

General

Description of assignment title: Réceptionniste

Assignment country: Burkina Faso

Duty stations: Ouagadougou

Work location: On UN premises

Expected start date: 11/02/2026

Duration: 12 months (with possibility of extension)

Sustainable Development Goal: 17. Partnerships for the goals

Host entity: UNDP

Modality: Onsite

Type: National

Volunteer category: Community UCoS from Apr2026

Work schedule: Full-time

Number of Assignments: 1

Details

Mission and objectives

UNDP works in about 170 countries and territories, helping to eradicate poverty, reduce inequalities and exclusion, and build resilience so countries can sustain progress. As the UN’s development agency, UNDP plays a critical role in helping countries achieve the Sustainable Development Goals.

Context

La mission de UN House est de contribuer au bon fonctionnement des services communs des Nations Unies en offrant un environnement professionnel, accueillant et efficace aux agences, au personnel, aux partenaires et aux visiteurs.

Dans le cadre du bon fonctionnement de la UN House, qui accueille et facilite les activités des entités du système des Nations Unies, il est essentiel d’assurer un accueil professionnel et une orientation adéquate des visiteurs et des usagers. À cet effet, le recrutement d’un(e) volontaire des Nations Un réceptionniste vise à garantir une gestion efficace de l’accueil, des appels téléphoniques et des différentes sollicitations, tout en contribuant au maintien d’un environnement de travail organisé, convivial et professionnel. Le présent recrutement s’inscrit ainsi dans la volonté d’assurer un service d’accueil de qualité, respectueux des principes de courtoisie, de confidentialité et de professionnalisme.

Task description

Sous la supervision directe de l’assistante au registry, le/la Réceptionniste assure la gestion de l'accueil physique et téléphonique au niveau du Bâtiment des Nations Unies. Il/Elle est la première ligne de contact pour les visiteurs et les partenaires, et reflète par conséquent l'image de marque de l'Organisation. Le/la Réceptionniste fournit également des services d'appui administratif de base pour garantir l'efficacité des opérations quotidiennes des agences.

Le/la réceptionniste joue également un rôle essentiel dans la gestion électronique du courrier ainsi que dans la traçabilité des correspondances entrantes et sortantes pour chaque agence, en garantissant un enregistrement rigoureux conforme aux procédures internes. Plus spécifiquement ;

Assurer la gestion de la réception et l'accueil des visiteurs

• Accueillir les visiteurs, les partenaires et les prestataires avec professionnalisme, courtoisie et tact.
• Répondre aux requêtes basiques, orienter les visiteurs vers les personnes ou services appropriés.
• Maintenir la zone de réception (et éventuellement les salles d'attente) dans un état de propreté, d'ordre et de sécurité.

Gérer le standard téléphonique

• Gérer le standard téléphonique du bâtiment : recevoir, filtrer et transférer avec précision les appels entrants.
• Prendre des messages et s'assurer de leur transmission rapide aux fonctionnaires concernés.
• Mettre à jour régulièrement et diffuser l'annuaire téléphonique interne de l'agence et de l'équipe pays des Nations Unies (UNCT).

Fournir un appui administratif et logistique

• Gérer le courrier entrant et sortant : réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier physique et les colis de manière rapide.
• Assister dans l'enregistrement des factures ou autres documents administratifs déposés à la réception dans l’application métier pour UNICEF et les autres agences si applicable
• Assurer la traçabilité et le suivi du courrier jusqu’à sa distribution finale.
• Collaborer avec les points focaux des différentes agences pour une distribution efficace et rapide.
• Identifier et signaler tout incident (retard, perte, erreur d’attribution).
• Apporter un soutien dans la réservation des salles de réunion du bâtiment.
• Accomplir toute autre tâche administrative (photocopies, numérisation, classement basique) demandée par la supervision pour appuyer l'équipe des opérations.

Eligibility criteria

Age: 18 - 80

Required experience: No experience required

Nationality: Candidate must be a national, legal resident or hold refugee status in the country of assignment.

Assignment requirements

Relevant experience: 2 years

Languages: French, Level: Fluent, Required

Required education level: Secondary education

Competencies and values:

• Responsabilité
• Adaptabilité et flexibilité
• Créativité
• Jugement et prise de décisions
• Planification et organisation
• Professionalisme
• Autogestion

Skills and experience:

Le/la candidat(e) au poste de VNUC Receptionniste doit être obligatoirement un(e) résident(e) de la commune de Ouagadougou et avoir les qualifications suivantes :

• Avoir le BAC ou équivalent ;
• Avoir au moins deux ans (02) d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration, secrétariat, gestion de l’accueil, service client, gestion électronique du courrier/archives ou domaine connexe constitue un atout.;
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des "clients" et cherche à voir les choses du point de vue du client. Établit et maintient des partenariats productifs.
• Communication : S'exprime clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Écoute les autres, interprète correctement les messages et réagit de façon appropriée.
• Professionnalisme : Fait preuve de fierté dans son travail. Démontrer un engagement à la mission, sa vision et ses valeurs dans son travail. Fait preuve de conscience professionnelle et d'efficacité dans le respect des engagements et des délais.
• Travail en équipe : Collabore avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'organisation. Sollicite les avis et valorise les idées et les compétences de chacun.
• Culture technologique : utilise efficacement MS Office, Outlook, les scanners, les équipements de téléphone/standard et les outils de registry ou de suivi, et manifeste une volonté d’apprendre de nouveaux systèmes.
• Intégrité et respect de la diversité : défend les valeurs des Nations Unies, traite toutes les personnes avec dignité et assure un service égal, respectueux et inclusif

Area(s) of expertise: Administration, Communication, advocacy, public information, Community development

Driving license: -

Other information

Volunteerism is understood as a wide range of activities undertaken of free will, for the general public good, for which monetary reward is not the principal motivating factor.

Living conditions and remarks

Comme il s’agit d’une affectation nationale de Volontaire des Nations Unies, le/la Volontaire des Nations Unies sera responsable de l’organisation de son propre logement et d’autres éléments essentiels à la vie. Les Volontaires des Nations Unies nationaux font partie du régime d’assurance contre les malicieux. Les Volontaires des Nations Unies nationaux doivent être sensibles à la culture et s’adapter à la culture et aux traditions dominantes.

Le poste est basé au niveau de la commune où réside le/la candidat(e) et où vit sa famille afin d’être plus proche de la population. Le lieu d'affectation est Ouagadougou. Chaque candidat(e) précisera une zone d’affectation sur sa demande. Le/La volontaire devra se conformer aux règles sécuritaires de UNDSS.

Inclusivity statement

United Nations Volunteers is an equal opportunity programme that welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, care protected characteristics. As part of their adherence to the values of UNV, all UN Volunteers commit themselves to combat any form of discrimination, and to promoting respect for human rights and individual dignity, without distinction of a person’s race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Note on Covid-19 vaccination requirements

Selected candidates for certain occupational groups may be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid-19) in line with the applicable host entity policy

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.