Termes de référence Procurement Assistant
Grade G5, sous contrat SSA
Multiples locations
Description des tâches
L’Assistant Procurement est sous la supervision générale du Chargé des Opérations, rend compte au Procurement Officer et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :
- Assiste le sous bureau et les programmes techniques dans l’élaboration des prévisions en approvisionnement du bureau sur la base du plan prévisionnel d’approvisionnement.
- Appui dans la mise en œuvre des activités liées à l’approvisionnement, et peut participer en lieu et place du superviseur à des rencontres avec les fournisseurs ou les différentes unités et programmes.
- Elabore en rapport avec les Unités techniques concernées, les documents d’appel d’offres de biens et services du bureau.
- Procède à la publication des appels d’offres du sous bureau et au contact des fournisseurs pour les appels d’offre restreints.
- Après une sélection de marché, initie les correspondances aux fournisseurs ayant soumissionnés aussi bien les fournisseurs sélectionnés que ceux non sélectionnés.
- Traite les requêtes d’analyse des coûts (Price estimate) pour les achats d’articles et de services hors catalogue. Si les prix des articles demandés ne sont pas disponibles, ou si les articles demandés ne sont pas dans le catalogue disponible dans le GSM, le demandeur initie une demande d’estimation de coûts à travers le GSM et l’Assistant accorde toute attention au gestionnaire et assiste dans le processus (RPE : Request for Price Estimate) ainsi qu’il suit : Enregistrer dans le système tous les articles et services qui ne sont pas dans le catalogue pour une estimation des coûts ; Assiste le Manager à identifier des fournisseurs pour les biens et/ou services demandés en s’assurant que tous les détails sont disponibles pour l’enregistrement dans le GSM. Pour les demandes de service, les proformas sont demandées en tenant compte des détails requis liés au service, du budget et des dates de livraison.
- Initie les réquisitions dans le système (GSM)
- Assure le suivi de toutes les réquisitions soumises et approuvées dans le système.
- Effectue les révisions requises sur les transactions et ou réquisitions dans le GSM
- Initie et met à jour les demandes pour approvisionnement en biens et services ; s’assure que les listes des fournisseurs sont envoyées pour leur création dans le système.
- Assiste le bureau pays, dans le choix, la justification pour l’acceptation de l’offre qui n’est pas la plus économique.
- En cas de demande de service externe, l’Assistant Procurement appui les Managers dans l’évaluation de la requête, sur la base des politiques de l’OMS.
- Accusé réception des paiements des biens et services dans le GSM.
- Fais le suivi avec l’Unité des Finances pour le règlement des factures des fournisseurs.
- Tient correctement à jour les registres et archives de tous les achats du bureau.
- Gère le processus de création des fournisseurs et assure l’évaluation trimestriel et annuel des fournisseurs
- Produit les statistiques des achats des biens et services du bureau de manière trimestrielle ; produit le rapport annuel sur les achats de biens et services
- Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l’équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.
Résultats escomptés
- Maintien d’informations actualisées sur les opérations afin de promouvoir une prise de décision éclairée ;
- Archivage de l’ensemble des documents relatifs aux contrats, évaluations, mémo et des autres documents dans les classeurs
Qualifications requises
Education
Essential: Diplôme d’études secondaires suivies d’une formation en Administration et Gestion
Souhaitable: Diplôme de graduat en Administration et en gestion
Expérience
Essential: 5 années d’expérience pertinente dans le domaine. Au moins deux années d’expérience en gestion administratives. L’expérience en matière d’utilisation de de référence systèmes ERP. Parfaite utilisation des applications MS Office et MS Excel.
Souhaitable: Expérience dans des postes d’appui administratif ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.
Compétences génériques
- Communiquer de manière crédible et efficace
- Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;
- Produire des résultats ;
- Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ;
- Gérer les ressources de manière efficace.
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel
Exigences Linguistiques
Essential: Parfaite maitrise du français
Désirable: Connaissance de travail de l’anglais.
